Wie schreibt man einen guten Dienstplan?

Wie schreibt man einen guten Dienstplan?

Sie sind der Besitzer eines Unternehmens oder der Manager eines Teams? Falls zu Ihren Aufgaben gehört monatlich einen Dienstplan zu erstellen, dann wissen Sie ganz genau wie schwer diese Aufgabe manchmal umgesetzt werden kann. Je mehr Mitarbeiter Sie managen müssen, desto zeitintensiver und stressiger ist diese Aufgabe. Das muss aber gar nicht sein! In diesem Artikel möchten wir Ihnen die besten Tipps und Tricks geben!

Was ist eigentlich ein guter Dienstplan?

Ein guter Dienstplan ist nicht zeitaufwendig bei der Erstellung, er berücksichtigt die Wünsche der Mitarbeit und bietet immer eine Plan B, falls es zu kurzfristigen Ausfällen kommt. Das hört sich zu utopisch an? Ist es aber nicht, denn mit der richtigen Planung und Umsetzung eines Dienstplans können alle diese Aspekte erfolgreich ausgeführt werden. Fakt ist, oftmals bedarf es nur kleinen Veränderungen, um langfristig erfolgreich einen Dienstplan zu erstellen. Glauben Sie uns nicht? Dann schauen Sie sich die folgenden Faktoren an. Diese werden Ihnen helfen, zukünftig Zeit und Arbeit zu sparen, wenn um es um die Erstellung eines Dienstplans geht.

5 Tipps und Tricks zu einem guten Dienstplan:

Sie möchten nun auch einen guten Dienstplan erstellen und so reichlich Zeit sparen, Ihre Mitarbeiter glücklich stimmen und zudem nicht zu viel Arbeit investieren? Wenn das so ist, dann sind Sie hier genau richtig, denn wir haben die besten Tipps und Tricks für Sie parat!

Nutzen Sie ein digitales Planungstool

Sie möchten erfolgreich Dienstpläne anlegen? Dann sollten Sie unbedingt auf ein digitales Planungstool setzen. Statt per Hand den Plan zu Papier zu bringen, können Sie so reichlich Vorteile genießen.

Nicht nur erlaubt solch ein digitales Planungstool ganz einfach die monatlichen Pläne zu kopieren und dann nach eigenen Wünschen anzupassen, sondern zugleich können diese auch sinnvoll strukturiert und farblich angepasst werden, wenn dies gewünscht ist.

Involvieren Sie die Mitarbeiter

Involvieren Sie die Mitarbeiter beim Dienstplan erstellenMitarbeiter haben ein Recht auf Urlaub und freie Tage, doch kann dies manchmal zu Problemen bei der Planung des Dienstplans führen. Statt alle Wünsche berücksichtigen zu können, muss jeder Mitarbeiter persönlich den Kontakt aufnehmen und den Urlaub einreichen. Mit einem digitalen Tool geht dies viel einfacher und schneller. So hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, die Wünsche über das Tool einzureichen, sodass sie auch leichter umgesetzt werden können.

Planen Sie im Voraus

Planen Sie im VorausJe früher der Plan steht, desto besser! Sollte es nämlich zu Änderungswünschen kommen, haben Sie genügend Zeit, um diese umzusetzen und müssen sich nicht stressen. Beachten Sie allerdings, dass Sie ein Limit setzen sollten. So sollte es vermieden werden, dass Änderungswünsche weniger als eine Woche vor dem bestimmten Arbeitstag eingereicht werden.

Haben Sie einen Plan B

Haben Sie einen Plan BEs kann immer zu Notfällen kommen. Ob Krankheitsfälle oder auch private Notfälle, sodass Sie immer einen Plan B haben sollten, um sicher zu sein, dass der Arbeitsplatz nicht unterbesetzt ist. Dies ist vor allem wichtig in Berufen in der Gastronomie oder auch im Hotel, denn hier kann eine Unterbesetzung zu großen Problemen führen. Besser ist es zu viele Mitarbeiter vor Ort zu haben, statt zu wenig.

Minimieren Sie den Aufwand

Minimieren Sie den AufwandWeniger ist mehr! Versuchen Sie den Dienstplan so gut es geht zu vereinfachen. Sollte es sich um viele Mitarbeiter in diversen Bereichen des Unternehmens handeln, dann ist es empfehlenswert, die Dienstpläne komplett zu trennen. Für die Mitarbeiter im Bereich IT, ist es nicht wichtig, wer dienstags um 15 Uhr im Marketing arbeitet und wenn dies doch wichtig sein sollte, dann kann hier auch mit Farben gearbeitet werden. So können die Unterschiede verdeutlicht werden, ohne für zu viel Verwirrung zu sorgen.

Häufige Fehler beim Dienstplan erstellen:

  1. Die Planung ist ohne zeitlichen Vorlauf und kurzfristig erstellt worden. Als Angestellter kann man sich nicht auf diese einstellen.
  2. Eine statische und starre Planung verhindert flexibel auf die Unternehmensstruktur sowie Bedürfnisse der Angestellten reagieren zu können.
  3. Über den Dienstplan nicht zu reden beziehungsweise darüber zu kommunizieren kann so aufgenommen werden, dass man Mitarbeiter sowie Kollegen bei der Planung außen vor lassen möchte. Dies kommt unter Umständen nicht gut an.
  4. Ein Überangebot an Mitarbeitern am jeweiligen Tag zu schaffen, obwohl die Auftragslage nicht optimal ist, führt zur Annahme, dass der Planer keine Übersicht zwecks der Bedarfsplanung besitzt.

Fazit zum guten Dienstplan erstellen

Kompetenz zu zeigen ist gut und auch notwendig, damit nicht nur betriebsinterne Strukturen erhalten bleiben. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter sowie Kollegen sollte stets an erster Stelle stehen. Damit einhergeht auch die korrekte Erstellung des Dienstplanes zum richtigen Zeitpunkt. Man muss immer die Möglichkeit haben, auf diesen reagieren zu können, als Angestellter und Vorgesetzter. Wem als Vorgesetzter ein gutes Betriebsklima wichtig ist, setzt auf die genannten Punkte und auch dafür, dass kein Angestellter bei der Erstellung benachteiligt wird. Die gerechte Verteilung der Stunden und Aufgaben nimmt hierbei eine entscheidende Rolle ein.