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Mit einem Firmenstempel kann ein Dokument aus dem Unternehmen abgerundet werden, das wirkt teilweise weitaus professioneller. Heutzutage ist ein Firmenstempel eher unüblich, da in der Regel der Schriftverkehr auf elektronischem Weg verschickt wird, aber sollte eine Firma mit Schriftstücken zu tun haben, dann sollte ein Stempel verwendet werden. Es gibt zwar keine Pflicht, aber in einer Rechtsprechung kann dies ein wichtiger Faktor sein.
Rechtlich ist ein Stempel zwar nicht notwendig, aber dennoch ist der Firmenstempel kaum wegzudenken. Es gibt teilweise auch Vertragsunterlagen, welche einen Stempel erfordern. Das ist insbesondere bei der Anmietung von Geschäftsräumen der Fall, aber teilweise auch bei Zulieferverträgen und ähnliches. Der Stempel signalisiert Glaubwürdigkeit und macht die Entscheidungsbefugnis sichtbar.
Neben den üblichen Mietverträgen und ähnliches werden Unternehmensstempel häufig auch bei Kündigungen, Arbeitszeugnissen und Arbeitsverträgen verwendet. Die Unterschrift ist in diesen Fällen eigentlich ausreichend, aber das Dokument wirkt damit weitaus offizieller und glaubwürdiger. Eventuell kann der Stempel auch helfen, dass das Schreiben in die richtigen Abteilungen zugestellt wird.
Im Bürgerlichen Gesetzbuch sind unter § 126 die rechtlichen Erfordernisse festgelegt. Selbstverständlich ersetzt ein Stempel in keinem Falle eine Unterschrift, diese bleibt weiterhin eine Pflichtangabe. Bezüglich dem Stempel gibt es laut dem Gesetzgeber keine Norm und auch keine Pflichtangaben. Dennoch wird ein Stempel in der Rechtsprechung berücksichtigt. Ein Stempel mitsamt Unterschrift unterstreicht nochmals die Rechtskraft des Dokuments, da die Echtheit damit beinahe klar ist.
Einzelne Geschäftspartner einer Gesellschaft sind unter Umständen nicht berechtigt, um einen Vertragsabschluss auszuführen. Wenn die Vertragsunterzeichnung mit Unterschrift und Stempel passiert, dann ist dies mitunter rechtsverbindlich. Ob dies tatsächlich kaum anfechtbar ist, muss je nach Fall ein Gericht entscheiden.
Im Geschäftsalltag kann es vorkommen, dass ein Mitarbeiter aus der Verwaltung einen Vertrag für das Unternehmen abschließt. Das kann passieren, wenn der Mitarbeiter unter Druck gehandelt hat. Somit entsteht der Fall, dass eine nicht entscheidungsberechtigte Person einen Vertrag unterzeichnet hat.
Wenn die Unterschrift mitsamt eines Unternehmensstempels erfolgt, obwohl die Person hierzu nicht befugt ist, dann handelt es sich um eine Anscheinsvollmacht. Die Rechtslage stellt sich so dar, dass hierzulande ein Gericht die Anscheinsvollmacht feststellen muss und diese aburteilen muss. Hierbei entscheidend ist das Verhalten der jeweiligen Person.
Wenn der Mitarbeiter den Firmenstempel verwendet, dann tritt dieser als geschäftsführend auf. Das ist ein wichtiger Aspekt bezüglich der gegenwärtigen Umständen. Damit derartiges nicht passiert, sollten die Mitarbeiter darüber informiert werden, in welchen Fällen der Stempel verwendet werden darf. Zumeist findet dieser generell lediglich intern Anwendung.
Unternehmensstempel gibt es zum Beispiel in Copyshops oder aber auch in anderen Geschäften für den Bürobedarf und selbstverständlich auch bei Online-Händlern zu kaufen. Stempel bestellen können Interessierte aber auch direkt bei den Herstellern, hierbei gibt es den Vorteil, dass dadurch sehr gute Konditionen entstehen. Hinzu lassen sich diese Stempel auch individuell gestalten, so kann dieser zum Beispiel aus Holz hergestellt werden oder aus Metall. Es gibt hierzu aber noch viele weitere Optionen.
Auf dem Markt findet sich eine große Auswahl an Stempel, hierzu gehören zum Beispiel:
Ebenfalls finden sich sogenannte Spezialstempel, diese werden zumeist für Wappen oder Siegel verwendet. Jedoch eignen sich diese auch, um zum Beispiel eine Lieferung oder Retoure zu kennzeichnen. Eine Shopify Partner Agentur für Marken (brandz.de) empfiehlt bei eigenem Warenbestand zum Beispiel auch für die Übersicht, diese Art von Stempel zu verwenden.
Zwar gibt es keine Norm, aber dennoch haben sich verschiedene Angaben etabliert. So sollte sich hierauf unbedingt der Unternehmensname befinden, die Adresse sowie E-Mail-Adresse, Telefonnummer und die Webseite. Das sind auch die Angaben, welche vom Kunden oder Geschäftspartner erwartet werden. Wenn der Stempel auch auf Rechnungen oder Verträgen zum Einsatz kommt, könnte die Steuernummer ergänzt werden.
Diese und weitere Angaben sind sinnvoll:
Bei der Gestaltung gibt es eben aufgrund der fehlenden Norm völlige Gestaltungsfreiheit. Der Geschäftsinhaber hat die Möglichkeit, dass die Schriftart und Schriftgröße selbst bestimmt wird und ob das Firmenlogo abgebildet werden soll. All jenes macht durchaus Sinn. Hinzu können aber auch noch die Farben gewählt werden – mit Schwarz macht aber niemand etwas falsch.
Wenn eine Agentur für die Grafikgestaltung beauftragt wurde (so zum Beispiel für das Webdesign oder auch für die Werbematerialien), dann ist es sinnvoll, dass die Agentur auch den Stempel gestaltet. Dies rundet das Konzept im Corporate Design ab und es entsteht ein Wiedererkennungswert mit einem entsprechenden professionellen Effekt.
Im Corporate Design sollten auch andere Dinge, wie zum Beispiel bei den typischen Werbeartikeln Kugelschreiber, Ladestationen oder Tassen berücksichtigt werden. Hierzu zählt, dass stets dieselbe Schriftart verwendet wird und auch stets dieselben Farben.
Ein Firmenstempel ist zwar keine rechtliche Voraussetzung, aber durchaus macht auch heutzutage die Verwendung Sinn, insbesondere durch die Rechtsprechung, welche eindeutig für einen Stempel stimmt. Hinzu kann mit einem Stempel eine sehr seriöse Atmosphäre geschaffen werden, denn dubiose Unternehmen verfügen meistens nicht darüber. In einigen Branchen (wie zum Beispiel in den Finanzen), ist dies daher zumeist auch ein inoffizieller Standard.
